Automatyzujemy pracę, która dziś krąży między pocztą, Excelem i systemami.
Zamówienie w mailu, dane w ERP, status w Excelu, a pomiędzy nimi człowiek, który wszystko łączy. Poniżej obszary, w których taką pracę da się przejąć, z przykładami rozpisanymi krok po kroku.
Pięć sygnałów, że warto sprawdzić automatyzację.
Te objawy łatwo przeoczyć, bo wyglądają jak zwykła codzienna praca. Każdy wskazuje miejsce, które warto zmierzyć.
Jeśli rozpoznajecie któryś z sygnałów, zacznijcie od jednej typowej sprawy.
Zapiszcie kolejne kroki, systemy, czas pracy i najczęstsze wyjątki, a potem sprawdźcie, co potrafią już Wasze obecne narzędzia. Ta lista wskazuje obszar do analizy. O tym, czy automatyzacja ma sens i w jakim zakresie, decydują dopiero dane.
Każda automatyzacja ma ten sam szkielet.
Przykłady poniżej opisujemy w czterech krokach. Wszystkie są poglądowe: pokazują możliwy przebieg, a nie opis wdrożenia u konkretnego klienta.
WyzwalaczZdarzenie, które uruchamia przebieg: nowy mail, nowy plik, zmiana statusu albo godzina z harmonogramu.
AkcjePraca, którą wykonuje system: odczyt, zapis, sprawdzenie, powiadomienie.
WarunekRozgałęzienie przebiegu zależnie od danych, na przykład kompletności albo progu kwoty.
WynikZapis w systemie, powiadomienie albo zadanie dla człowieka, zawsze z wpisem w logu.
Cztery obszary, w których przejmujemy pracę.
Procesy: sprawy, które codziennie wracają do zespołu
Typowe objawy: sprawy przekazywane mailem „do kolejnej osoby”, przypominanie o następnym etapie, ręczne zakładanie spraw, terminy pilnowane w kalendarzu albo w pamięci jednej osoby.
Zgłoszenie od klienta lub pracownika
Sprawa sama trafia do właściwego opiekuna, a status jest widoczny w jednym miejscu, bez dopytywania.
Narzędzia
Power Automate, Power Apps, Microsoft Teams, Outlook, listy SharePoint, Dataverse
WyzwalaczNowe zgłoszenie
Formularz Power Apps albo wiadomość we wspólnej skrzynce.
AkcjeRejestracja i przypisanie
Sprawa na liście SharePoint lub w tabeli Dataverse, opiekun według rodzaju zgłoszenia, potwierdzenie dla zgłaszającego.
WarunekCzy opiekun zareagował w terminie?
WynikSprawa idzie dalej albo przypomnienie
Brak reakcji: przypomnienie w Teams dla opiekuna i informacja dla przełożonego.
Reklamacja z udziałem agenta AI
Gdy klient opisuje problem własnymi słowami, sam przepływ oparty na regułach nie wystarczy. Agent AI czyta treść, rozpoznaje typ sprawy i sprawdza zamówienie, a nietypowe przypadki przekazuje konsultantowi w Teams.
Systemy: dane wpisane raz, przekazane dalej automatycznie
Typowe objawy: te same dane trafiają ręcznie do dwóch albo trzech aplikacji, pojawiają się duplikaty i literówki, a nikt nie wie, który zapis jest aktualny. Przed integracją ustalamy cztery rzeczy: który system jest źródłem poprawnych danych, co uruchamia przekazanie, jak rozpoznać duplikat i kto dostaje informację, gdy zapis się nie powiedzie.
Zamówienie z maila do ERP
Dane z wiadomości trafiają do ERP bez przepisywania, a niekompletne zamówienie wraca do człowieka z listą braków.
Narzędzia
Power Automate z konektorami do Outlooka i systemu ERP
WyzwalaczNowa wiadomość w skrzynce zamówień
AkcjeOdczyt treści i załącznika
Sprawdzenie wymaganych pól.
WarunekCzy dane są kompletne?
WynikZapis w ERP albo zadanie uzupełnienia
Komplet: zapis, opiekun realizacji i informacja o statusie. Braki: zadanie dla pracownika, po uzupełnieniu sprawa wraca do procesu.
Zaakceptowane zapytanie do CRM
Rekord klienta aktualizuje się zamiast powstawania duplikatu.
Narzędzia
Power Automate, Dynamics 365 lub inny CRM z API, Dataverse
WyzwalaczZmiana statusu na zaakceptowane
AkcjeRekord w CRM i zadanie dla opiekuna
WarunekCzy klient jest już w bazie?
WynikAktualizacja istniejącego rekordu
Brak wymaganych danych zwraca sprawę do uzupełnienia.
Jak łączymy systemy. Power Automate ma konektory do Outlooka, Excela, SharePointa, Dataverse, Dynamics 365, SQL Server czy SAP. Systemy bez gotowego konektora łączymy przez ich API konektorem niestandardowym, a systemy w Waszej serwerowni przez lokalną bramę danych. Część konektorów wymaga licencji premium, dlatego sprawdzamy to podczas analizy. Możliwość połączenia zależy też od wersji systemu, dostępnych interfejsów i uprawnień.
Dokumenty: faktury, umowy i formularze w jednym obiegu
Typowe objawy: dokument czeka na decyzję, a zespół szuka w wiadomościach, kto powinien wykonać następny krok. Dane z faktur są przepisywane ręcznie. Nie ma historii, kto i kiedy coś zaakceptował.
Faktura kosztowa
Gotowy model faktur w AI Builder obsługuje język polski. Dla dokumentów o nietypowym układzie można wytrenować własny model przetwarzania dokumentów na kilku przykładowych plikach.
Narzędzia
AI Builder, Power Automate z akcjami zatwierdzeń, SharePoint, Outlook i Teams
WyzwalaczNowy plik albo załącznik
Folder SharePoint lub skrzynka na faktury.
Akcja AIOdczyt faktury
Numer, data, kontrahent, kwoty i pozycje. Każde pole ma ocenę pewności odczytu.
WarunekPewność ponad próg i zgodność z zamówieniem?
WynikAkceptacja w Teams albo weryfikacja
Po decyzji dane trafiają do rejestru albo do systemu księgowego, jeśli ma interfejs. Niepewny odczyt sprawdza pracownik.
Umowa lub inny dokument do akceptacji
Decyzja i komentarz zostają w historii dokumentu. Niezgodności mają osobną ścieżkę.
WyzwalaczDokument dodany do rejestru
AkcjeKontrola danych i zadanie akceptacji
Dla osoby wskazanej przez reguły akceptacji.
WarunekCzy decyzja zapadła w terminie?
WynikZapis decyzji albo przypomnienie
Formularz zamiast arkusza w mailu. Wniosek składany w aplikacji Power Apps ma pola wymagane i kontrolę poprawności przy wpisywaniu. Po zapisaniu od razu trafia do akceptacji, więc nikt nie szuka najnowszej wersji pliku.
Raporty: dane zbierane bez przypominania o plikach
Typowe objawy: przygotowanie raportu zaczyna się od przypominania o plikach, kopiowania tabel i sprawdzania, czy wszyscy użyli tej samej wersji danych. Zanim cokolwiek zautomatyzujemy, ustalamy wspólne definicje: co oznacza dany wynik, z jakiego okresu pochodzi i który system jest jego źródłem.
Cykliczny raport sprzedaży lub operacji
Odświeżony raport czeka rano w przeglądarce i w Teams, a braki w danych trafiają do osoby odpowiedzialnej, zamiast zniknąć w zestawieniu.
Narzędzia
Power BI z odświeżaniem według harmonogramu, Power Automate, lokalna brama danych, Excel i SharePoint jako źródła pomocnicze
WyzwalaczHarmonogram
Na przykład każdego ranka w dni robocze.
AkcjePobranie danych i kontrola kompletności
WarunekCzy któregoś źródła brakuje?
WynikRaport Power BI albo zadanie wyjaśnienia braków
Procesy, które najczęściej automatyzujemy.
Klasyczna automatyzacja obsługuje zadania oparte na regułach, a agenci AI przejmują te, które wymagają zrozumienia treści: dokumenty, maile i pytania. Najlepsze efekty daje połączenie obu podejść.
Automatyzacja
Obieg faktur kosztowych
Odczyt faktur, opis, akceptacje i eksport do systemu księgowego.
Automatyzacja
Onboarding i offboarding
Konta, uprawnienia, sprzęt i dokumenty pracownika w jednym przepływie.
Automatyzacja
Raportowanie
Cykliczne raporty z wielu źródeł, przygotowywane i wysyłane automatycznie.
Automatyzacja
Wnioski i akceptacje
Urlopy, zakupy i delegacje w aplikacji Power Apps ze ścieżką akceptacji.
Agent AI
Skrzynki i zgłoszenia
Agent klasyfikuje wiadomości, wyciąga dane, tworzy zgłoszenia i szkice odpowiedzi.
Agent AI
Asystent wiedzy firmowej
Agent odpowiada na pytania pracowników na podstawie procedur i dokumentów.
Kiedy automatyzacja się nie opłaca.
Mówimy o tym otwarcie, bo lepiej dowiedzieć się tego podczas analizy niż po wdrożeniu.
Proces jest rzadki i krótki
Zadanie wykonywane raz w miesiącu przez piętnaście minut rzadko zwraca koszt automatyzacji.
Proces nie ma reguł
Jeśli każda sprawa kończy się inną decyzją i nikt nie potrafi opisać, od czego ona zależy, najpierw trzeba ustalić zasady. Automatyzacja procesu bez zasad przyspiesza tylko błędy.
Wasz system już to potrafi
Czasem wystarczy włączyć funkcję w ERP albo zmienić jego ustawienia. Sprawdzamy to przed projektem.
Decyzja jest rzadka i ma dużą wagę
Tam zostaje człowiek. System może najwyżej przygotować dla niego dane.
Nie wiadomo, co zrobić z odzyskanym czasem
Uwolnione godziny mają wartość wtedy, gdy wiadomo, do czego zespół je wykorzysta. Same w sobie nie oznaczają niższych wydatków.
Jeśli analiza pokaże, że proces nie zwróci kosztu automatyzacji, powiemy to wprost i nie zaproponujemy wdrożenia.
Darmowa analiza jednej sprawy, która regularnie wraca do zespołu. Wskażemy kroki o najwyższym zwrocie i powiemy, czego brakuje do wyceny. Bez zobowiązań.
