Warsztat i analiza: najpierw liczby, potem narzędzie
Warsztat i analiza jednego procesu są bezpłatne. Na warsztacie poznajemy Wasze procesy i wskazujemy te z największym potencjałem oszczędności: wystarczy, że wybierzecie 3–5 procesów, które zabierają zespołom najwięcej czasu. To dobry start, gdy widzicie, że zespół traci czas na powtarzalne kroki, ale nie wiecie, od którego procesu zacząć ani czy automatyzacja zwróci swój koszt. Albo gdy macie konkretny pomysł i chcecie go sprawdzić, zanim kupicie licencje lub zaangażujecie dział IT.
Co obejmuje
- Rozmowy z osobami, które faktycznie wykonują proces, i prześledzenie jednej typowej sprawy od wpływu do zamknięcia.
- Pomiar: ile spraw obsługujecie w miesiącu, ile trwa jedna i jak często pojawiają się braki lub sprawy nietypowe.
- Przegląd systemów, przez które przechodzi sprawa (poczta, Excel, SharePoint, ERP, CRM), z ich interfejsami i uprawnieniami.
- Sprawdzenie, które kroki potrafią już wykonać Wasze obecne narzędzia, zanim zaproponujemy cokolwiek nowego.
- Wstępną weryfikację licencji, na przykład ze względu na konektory premium.
- Wskazanie procesów o najwyższym zwrocie i tych, których nie warto ruszać.
Co dostajecie na koniec
- Priorytety procesów: od którego zacząć i których nie warto ruszać.
- Mapę procesu: kroki, osoby, systemy i miejsca, w których sprawa czeka albo wraca do poprawki.
- Rachunek opłacalności: odzyskiwane godziny i ich wartość zestawione z kosztem wdrożenia, licencji i utrzymania, razem z czasem zwrotu inwestycji. Celem przy doborze procesu jest zwrot w mniej niż 3 miesiące.
- Listę wyjątków i decyzji, które powinny zostać po stronie ludzi.
- Rekomendację: wdrożyć, wdrożyć w węższym zakresie albo nie wdrażać.
Czego potrzebujemy od Was
- Kilku rozmów z osobami, które wykonują proces. To etap, na który Wasz zespół poświęci najwięcej czasu w całym projekcie.
- Kilku przykładowych spraw bez danych poufnych.
- Listy używanych systemów.
- Jednej osoby kontaktowej z IT.