Zaczynamy od warsztatu i pilotażu.

Poznajemy Wasze procesy i wskazujemy te z największym potencjałem oszczędności. Dobry kandydat do automatyzacji jest powtarzalny, oparty na regułach lub dokumentach i wykonywany często przez wiele osób. Wybrany proces analizujemy: rozmawiamy z zespołem, który wykonuje pracę. Razem przechodzimy przez typową sprawę od wpływu do zamknięcia. Mierzymy czas, liczbę spraw i koszt, a także miejsca, w których proces się zacina: oczekiwanie na decyzję, przepisywanie danych, braki, dopytywanie o status. Sprawdzamy systemy i to, co potrafią już dziś, żeby nie budować czegoś, co macie pod ręką.

Szacujemy nakład pracy i koszty licencji oraz wybieramy, gdzie działa rozwiązanie: w środowisku FlowAxis (najszybszy start, bez angażowania Waszego IT) albo w Microsoft 365 Waszej firmy (dane zostają u Was, IT ma pełną kontrolę). Przygotowujemy architekturę: skąd pochodzą dane, co uruchamia proces, jakie są warunki i ścieżki wyjątków, gdzie zapisują się decyzje. Ustalamy, które kroki przejmuje system, a które zostają przy ludziach, oraz warunek odbioru, czyli to, po czym wspólnie poznamy, że rozwiązanie działa.

Automatyzujemy pierwszy proces i mierzymy realny efekt. Budujemy i testujemy równolegle z bieżącą pracą, bez zatrzymywania działu. Uzgodniony zakres sprawdzamy na reprezentatywnych sprawach w trzech przebiegach: komplet danych, brak informacji i błąd techniczny. Każdy wyjątek dostaje właściciela, status i zasady ponowienia. Dopiero po zmierzonym efekcie decydujemy o kolejnych procesach.

Budujemy kolejne procesy i agentów AI, testujemy je i przekazujemy z dokumentacją techniczną i użytkową. Po testach akceptacyjnych uruchamiamy rozwiązanie produkcyjnie. Pokazujemy codzienną pracę z nim: przejmowanie eskalacji, obsługę braków i zmianę parametrów, czyli progów, adresatów i terminów. Po opłaceniu prac rozwiązanie jest własnością Waszej firmy.

Po wdrożeniu wybieracie. Opcja A: nasze utrzymanie. Monitorujemy działanie przepływów, reagujemy na zmiany w systemach źródłowych, zanim zatrzymają proces, i rozwijamy kolejne obszary razem z Wami. Opcja B: szkolimy Wasz zespół na miejscu, w Waszej firmie, tak aby sam utrzymywał i rozwijał procesy na podstawie dokumentacji. W obu wariantach na bieżąco widzicie w raporcie, ile godzin i pieniędzy oszczędza automatyzacja i ile kosztuje.